¿Cómo Calificamos a las Agencias?
Cada agencia oficial de Cicero tiene una calificación basada en 12 criterios de accesibilidad relacionados con la Ley de Reuniones Abiertas y otras pautas de transparencia del gobierno. 11 de los criterios se basan en la investigación original de City Bureau y Cicero Independiente agregó un criterio adicional relacionado con la interpretación y la traducción dado que la mayoría de las personas en Cicero son hispanohablantes. Los criterios se enumeran a continuación:
Información
El primer paso para participar en una reunión pública es saber cuándo y dónde es, y obtener contexto sobre las decisiones que ha estado tomando.
1) Tiene un sitio web
La Ley de Reuniones Abiertas de Illinois no exige que las agencias tengan sus propios sitios web, pero si están obligados a publicar información en línea y un sitio web facilita el acceso a las personas.
2) Calendario de reuniones publicado en línea
La información debe publicarse al menos 48 horas antes de la reunión, de acuerdo con la Ley de Reuniones Abiertas de Illinois.
3) Agendas publicadas en línea
Si una agencia tiene un sitio web mantenido por su propio personal a tiempo completo, la Ley de Reuniones Abiertas de Illinois requiere que publique agendas con 48 horas de anticipación a cualquier reunión. Las agendas no siempre son exhaustivas, pero pueden ayudar a las personas a comprender los procesos de reunión y los temas que se discutirán.
4) Minutos publicados en línea
Las actas, o notas, son un registro oficial de cada reunión. Si una agencia tiene un sitio web mantenido por su propio personal a tiempo completo, la Ley de Reuniones Abiertas de Illinois requiere que publique minutos en línea dentro de los 10 días posteriores a su aprobación. Una calificación aprobatoria indica que la mayoría de las reuniones pasadas tienen actas publicadas.
5) Los minutos incluye detalles requeridos
La Ley de Reuniones Abiertas de Illinois requiere que las actas incluyan la hora y el lugar de una reunión, la asistencia y un resumen de los votos tomados o discusión. Muchas agencias dejan de lado la discusión y solo informan una lista de votos.
6) Grabaciones de reuniones o transmisiones en vivo publicadas en línea
Aunque no es legalmente obligatorio, las grabaciones de audio o video proporciona maneras adicionales de comunicación y contexto sobre cómo se realizó una reunión.
Comentario público
El Procurador General de Illinois ha dicho que todos los organismos públicos sujetos a la Ley de Reuniones Abiertas deben brindar una oportunidad para que los miembros del público se dirijan a los funcionarios públicos en las reuniones abiertas. Los períodos de comentarios públicos ofrecen una vía para que las personas apoyen o se opongan a las decisiones políticas y brinden información que de otra manera no se representaría en una reunión.
7) Los comentaristas públicos no necesitan registrarse con anticipación
El Procurador General de Illinois ha dicho que no se debe exigir a las personas que se registren para dar comentarios públicos antes de que comience la reunión, ya que es una barrera innecesaria para la participación.
8) Los comentaristas pueden discutir cualquier cosa relacionada con la agencia y no solo la agenda de la reunión
El Procurador General de Illinois ha dicho que las agencias solo pueden restringir los comentarios públicos a asuntos bajo su jurisdicción, no a temas específicos de la agenda. De lo contrario, sería imposible para los asistentes mencionar nuevos temas que se aplican a la agencia.
9) El tiempo total para el período de comentarios públicos es ilimitado o al menos se da una hora
Las agencias pueden limitar cuánto tiempo puede hablar cada comentarista y la duración máxima de los períodos de comentarios públicos. City Bureau estableció que una hora es tiempo razonable para que los asistentes participen.
Planificación
Conocer la hora y el lugar de una reunión es una cosa, pero no necesariamente hace que llegar sea más fácil. Variar los horarios y lugares de reunión pueden reducir las barreras para los asistentes.
10) Las reuniones rara vez se cancelan
Algunas cancelaciones son inevitables, esta categoría señala a las agencias donde se canceló el 20% o más de las reuniones.
11) Los horarios de las reuniones varían para adaptarse a diferentes horarios.
La gran mayoría de las reuniones públicas ocurren entre las 8 a.m. y las 5 p.m. de lunes a viernes. No hay un momento perfecto para tener una reunión, pero variar los horarios puede hacer que las reuniones sean más accesibles para los miembros del público.
Idioma
No tener un acceso adecuado al idioma puede crear barreras para la participación democrática de las personas que no hablan inglés. Las agencias de gobierno deben ser capaces de proporcionar servicios de traducción e interpretación profesionales, precisos e intencionales.
12) Los horarios, las agendas y las actas se traducen al español y los servicios de interpretación simultánea están disponibles en cada reunión.
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